Checklista inför kontorsflytten
En kontorsflytt kan vara ett stressigt projekt om ni inte är förberedda. Vår erfarenhet av hundratals kontorsflyttar i Sverige har lärt oss att framgången ligger i planeringen. Här är den kompletta checklistan.
6-12 månader före flytten
- Utse en projektledare internt
- Bestäm layout och planering för nya kontoret
- Inventera befintliga möbler och utrustning — vad tas med?
- Kontakta FM-leverantör (städning, flytt, IT) för offerter
- Granska och säg upp hyresavtalet för gamla lokalen
3-6 månader före flytten
- Beställ nytt kontor/möbler
- Anlita en flytt-koordinator
- Informera medarbetare och ge dem chansen att ge input
- Avsluta och flytta abonnemang (internet, el, alarm, post)
- Meddela kunder, leverantörer och banker er nya adress
- Planera IT-flytten — servrar, kabelnätverk, telefoni
1-3 månader före flytten
- Bekräfta alla leveranser och tidpunkter
- Märk upp alla möbler och kartonger med destination
- Packa icke-nödvändiga saker på kontoret
- Arrangera parkering och hissar på flyttdagen
- Säkerhetskopiera alla data noggrant
- Planera kommunikation om driftsstopp
Flytt-helgen
- Flytt av möbler och utrustning
- IT-installation och kabelhantering
- Montering av möbler i nya lokalen
- Snabbtest av IT-system och telefoni
- Slutstädning av gamla lokalen
Veckan efter flytten
- Kontrollera att alla system fungerar
- Samla feedback från medarbetare
- Rapportera eventuella skador till flytt-bolaget
- Genomgång med hyresvärd av gamla lokalen
- Fira flytten! 🎉
Vanliga misstag att undvika
- För lite tid — räkna med minst 6 månaders planering för ett kontor med 20+ medarbetare
- Glömma IT-planeringen — IT är ofta det som tar mest tid
- Inte involvera medarbetarna — de vet bäst vad de behöver
- Underskatta städkostnaden — gamla lokalen kräver professionell slutstädning
- Ingen projekt-buffer — lägg alltid till 20% mer tid och 10% mer budget
Norvic erbjuder komplett partnerstöd för er kontorsflytt — från planering till inflyttning. Begär offert.